Secrétaire d’accueil et administration (H/F)

Missions :

Fonction accueil :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires, adhérents
• Saisie des inscriptions et des présences
• Classement des présences saisies par mois
• Encaissement des cotisations et des participations des publics aux activités
• Billetterie (si manifestations, spectacle au sein de la structure)
• Suivi des courriers envoyés et reçus. Transmission des courriers à la direction (parafeur)
• Suivi des documents mis à disposition du public (interne et externe), s’assurer que la communication de Marcelle MENET est toujours disponible sur le comptoir et les panneaux d’affichage
• Suivi du cahier de liaison et du cahier des incidents techniques (informer la direction de tout incident)
• Gestion des réservations de salles en interne (services MENET, MLA, ludothèque)
• Gestion des remboursements aux usagers (document spécifique de suivi)
• Service photocopies
• Gestion des clés des salles (pour les intervenants et les salariés pour les activités)
• Ouverture et fermeture des locaux le lundi
• Fermeture des locaux du mardi au vendredi
• Classeur des programmes d’animations tenu à jour par service
• Gestion des mails « accueil »
• Gestion de la caisse si absence de l’ agent d’accueil en formation
• D’autres missions ponctuelles pourront être confiées

Fonction administration :

• Gestion des salles en externe (suivi des dossiers, conventions)
• Gestion du gardiennage (devis et facture sécurité)
• Production des statistiques AIGA pour CAF et Ville
• Gestion des véhicules (suivi des utilisations, plannings des réservations, suivi entretien)
• Factures émises par MENET (numérotées et archivées pour la gestion comptable)
• Suivi du photocopieur et facturation aux associations
• Gestion des besoins en matériel bureautique de l’association (visé par la direction)
• Gestion des clés remises au personnel de Marcelle MENET
• Gestion et suivi des dossiers de formation des salariés (Uniformation)
• Gestion de la SMIA et prise de rdv pour le personnel
• Gestion des fiches horaires des salariés
• Gestion du registre du personnel
• Gestion des mails « administration »
• Retour sur information à la direction
• Réception des factures des différents service, tamponnage, parafeur direction
• Gestion des RDV et agenda de la direction
• Organisation administrative de l’assemblée générale
• Préparation des listes d’émargement du CA
• Organisation du bureau administratif (tri, rangement, facilitateur dans la recherche des documents dont la direction a besoin)
• D’autres missions ponctuelles pourront être confiées.

Profil : 

• BAC PRO Services, BTS assistant de gestion, diplôme équivalent